Milloin automaatio kannattaa – ja milloin se on kallis tapa monimutkaistaa arkea

Automaatiota myydään säästetyillä työtunneilla. Lupaus pitää paikkansa, mutta vain tietyissä tehtävissä. Väärään kohtaan rakennettu automaatio maksaa enemmän kuin se säästää. Pahimmillaan se betonoi huonon prosessin paikalleen.

Ennen kuin ostat työkalun, kannattaa katsoa itse työtä.

Aloita pullonkaulasta, älä teknologiasta

Yleisin virhe on valita ensin työkalu ja etsiä sille sitten käyttöä. Tee toisin päin. Etsi ensin se vaihe, joka hidastaa arkea, ja mieti vasta sitten, miten se ratkaistaan.

Pullonkaulan löytää seuraamalla viikon ajan, mihin aika menee. Kirjaa ylös tehtävät, jotka toistuvat tai aiheuttavat virheitä. Lista on yleensä lyhyempi ja tylsempi kuin luulisi: tietojen siirtämistä paikasta toiseen, samojen viestien kirjoittamista, tiedon etsimistä.

Milloin automaatio kannattaa

Tehtävä sopii automatisoitavaksi, kun useimmat näistä pätevät:

• Se toistuu usein. Kerran kuussa tehtävä asia harvoin maksaa automaatiota takaisin.
• Säännöt ovat selkeät. Jos tehtävä vaatii joka kerta harkintaa, automaatio tuottaa vain uusia poikkeuksia.
• Virhe on kallis. Käsin siirretty hinta tai väärä osoite maksaa enemmän kuin sen tarkistaminen.
• Tieto on jo digitaalisessa muodossa. Jos lähtötieto on paperilla, ratkaistava ongelma on eri.
• Prosessi on vakiintunut. Automaatio kannattaa rakentaa vasta, kun tapa tehdä työ on hioutunut.

Milloin se ei kannata

Automaatio on väärä ratkaisu ainakin näissä tilanteissa:

• Prosessi on rikki. Automatisoitu sekasotku on nopeampi sekasotku.
• Tehtävä on harvinainen. Kolme kertaa vuodessa tehtävä asia kannattaa tehdä käsin.
• Se on asiakassuhteen ydin. Henkilökohtainen kontakti on monelle pk-yritykselle kilpailuetu. Sitä ei kannata automatisoida pois.
• Kukaan ei omista ylläpitoa. Automaatio, jota kukaan ei korjaa kun se hajoaa, on aikapommi.

Laske takaisinmaksu rehellisesti

Hintaan kuuluu muutakin kuin rakentaminen: määrittely, testaus, perehdytys, ylläpito. Ja se aika, joka kuluu, kun jokin menee pieleen.

Vertaa tätä kokonaisuutta siihen aikaan, joka tehtävään nyt kuluu. Mittaa, älä muistele. Muisti yliarvioi ärsyttävät tehtävät ja aliarvioi tylsät.

Aloita pienestä ja näkyvästä

Paras ensimmäinen automaatio valmistuu nopeasti ja sen hyöty näkyy heti. Vaikkapa lomakkeen tiedot suoraan järjestelmään, automaattinen vastaanottovahvistus tai raportti, joka kokoaa itsensä maanantaiaamuna.

Pieni onnistuminen vapauttaa aikaa ja näyttää, miltä toimiva automaatio tuntuu. Seuraava kohde on sen jälkeen helpompi valita.

Tekoäly ei muuta perussääntöä

Tekoäly laajentaa sitä, mitä voi automatisoida. Prosessin, omistajan ja laaduntarkistuksen tarve ei katoa mihinkään. Jos lopputulos pitää joka tapauksessa tarkistaa huolella, säästö on pienempi kuin miltä se näyttää.

Hyödyllisimmät käyttökohteet ovat usein vaatimattomia: luonnokset, tiivistelmät, luokittelu, esityö ihmiselle. Vastuu pysyy ihmisellä.

Yhteenveto

Automaatio on työkalu, ei tavoite. Tavoite on, että aika menee työhön, josta asiakas maksaa. Joskus sinne päästään ohjelmistolla, joskus poistamalla turha vaihe kokonaan.

Katso miten lähestymme sovelluskehitystä ja automaatiota, tai lue prosessistamme. Jos haluat selvittää, mikä teidän arjessanne kannattaa automatisoida ensin, pyydä maksuton kasvukartoitus.

Kaikki näkemykset →